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Le présent Addenda sur le traitement des données (l'« Addenda ») fait partie intégrante des Conditions de service conclues entre Call Me Booked (« Call Me Booked », « nous ») et le Client (« vous »). Il s'applique automatiquement à chaque Client et à toute vérification gratuite des appels manqués. En cas de conflit avec les Conditions en ce qui concerne le traitement des renseignements personnels, le présent Addenda prévaut.

1. Définitions

• Renseignements personnels du Client désigne les renseignements personnels concernant vos clients, vos appelants, votre personnel et vos équipes de chantier que nous recueillons, utilisons, conservons ou communiquons pour votre compte dans le cadre de la fourniture du Service.
• Lois sur la protection des renseignements personnels désigne la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), les lois intitulées Personal Information Protection Act de l'Alberta et de la Colombie-Britannique, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), ainsi que les lois fédérales et étatiques américaines en matière de protection des renseignements personnels et de messagerie, dans la mesure où chacune d'elles s'applique.
• Incident désigne toute perte de Renseignements personnels du Client, ou tout accès à ceux-ci ou communication de ceux-ci non autorisés, y compris une atteinte aux mesures de sécurité ou un incident de confidentialité au sens où ces expressions sont employées dans les Lois sur la protection des renseignements personnels.

2. Rôles

Vous êtes responsable des Renseignements personnels du Client en vertu des Lois sur la protection des renseignements personnels. Nous agissons à titre de prestataire de services pour votre compte (un « service provider » ou un « processor » au sens des lois des États américains). Nous sommes responsables, de façon distincte, des renseignements que nous utilisons à nos propres fins, comme il est décrit dans notre Politique de confidentialité, par exemple les statistiques anonymisées et la sécurisation du Service.

3. Utilisation des Renseignements personnels du Client

Nous utilisons les Renseignements personnels du Client uniquement pour vous fournir le Service, le sécuriser et en assurer le soutien, conformément à vos instructions documentées (y compris vos paramètres dans le Service), et selon ce qu'exige la loi. Nous nous engageons à ne pas les vendre, les louer, les communiquer à des fins de publicité comportementale intercontextuelle ni les utiliser à quelque fin que ce soit en dehors de notre relation avec vous, et à ne pas les combiner avec des renseignements provenant d'autres sources, sauf dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service. Nous ne les utilisons pas, et ne permettons pas à nos sous-traitants de les utiliser, pour entraîner, affiner ou améliorer un modèle d'intelligence artificielle, quel qu'il soit. Si nous croyons qu'une instruction contrevient aux Lois sur la protection des renseignements personnels, nous vous en aviserons. La fourniture du Service comprend la reconnaissance des appelants qui vous rappellent à partir de vos dossiers clients (leur numéro, puis un détail qu'ils confirment, comme un numéro civique ou un code postal), afin que l'assistant ne redemande pas des renseignements que vous détenez déjà; vous pouvez désactiver cette fonction dans les Paramètres, et seuls les dossiers qui se trouvent dans votre période de conservation sont utilisés.

4. Confidentialité

Toutes les personnes qui travaillent sur Call Me Booked sont tenues à la confidentialité et ne peuvent accéder aux Renseignements personnels du Client que dans la mesure où leurs fonctions l'exigent. Notre personnel ne peut les consulter que si vous autorisez l'accès du soutien dans le Service (pour une durée maximale de 24 heures, en lecture seule à moins que vous n'autorisiez des modifications, et vous pouvez y mettre fin en tout temps) ou, en cas d'urgence de sécurité, si le motif est consigné et que vous en êtes informé par courriel. Chaque accès est consigné et vous est présenté dans les Paramètres.

5. Sécurité

Nous maintenons les mesures de sécurité décrites à l'annexe B et les révisons au moins une fois par année. Nous pouvons les améliorer au fil du temps, mais nous ne réduirons pas le niveau global de protection.

6. Sous-traitants

Vous autorisez les sous-traitants énumérés à l'annexe A, laquelle est tenue à jour au moyen de notre liste des sous-traitants. Chacun d'eux est lié par un contrat écrit qui protège les Renseignements personnels du Client au moins aussi bien que l'exige le présent Addenda, et nous exigeons de chacun qu'il ne les utilise pas à ses propres fins, y compris pour entraîner ou améliorer un modèle, quel qu'il soit; la liste indique à quel moment chacun l'a confirmé par écrit. Nous vous donnerons un préavis d'au moins 30 jours par courriel avant d'ajouter ou de remplacer un sous-traitant. Si vous vous y opposez de manière raisonnable pour des motifs liés à la protection des renseignements personnels, vous pouvez résilier avant que le changement ne prenne effet, et nous vous rembourserons les mois complets non utilisés de tous frais payés à l'avance. Nous demeurons responsables du travail de nos sous-traitants.

7. Transferts à l'extérieur du Canada et du Québec

L'annexe A indique l'endroit où chaque sous-traitant traite les données. Avant que des Renseignements personnels du Client concernant des résidents du Québec ne soient communiqués à l'extérieur du Québec, nous évaluons les risques pour la vie privée (la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection en place et le régime juridique de l'État de destination) et nous nous appuyons sur des ententes écrites. Sur demande, nous vous transmettrons notre évaluation afin de vous aider à respecter vos propres obligations.

8. Demandes des personnes concernées

• Si nous recevons d'un de vos clients une demande d'accès, de rectification, d'exportation ou de suppression de ses renseignements, nous vous la transmettrons dans un délai de 5 jours ouvrables, à moins qu'elle ne nous soit manifestement destinée.
• Le Service vous permet de trouver, de rectifier, d'exporter (dans un format structuré et couramment utilisé) et de supprimer les dossiers d'une personne.
• Pour les décisions que l'assistant prend automatiquement, nous conservons pendant au moins 1 an un registre des renseignements utilisés et de la règle ou du facteur ayant déterminé le résultat, et nous acheminons les réponses REVIEW vers la file d'attente de votre bureau afin qu'un membre de votre personnel puisse réviser la décision.

9. Incidents

• Nous vous aviserons sans délai indu et, dans tous les cas, dans les 72 heures après avoir pris connaissance d'un Incident touchant vos Renseignements personnels du Client.
• Notre avis comprendra ce que nous savons à ce moment-là: ce qui s'est produit, les catégories de renseignements touchés et le nombre approximatif de personnes concernées, les conséquences probables, les mesures que nous avons prises et la personne à joindre. Nous vous tiendrons informé à mesure que nous en apprendrons davantage.
• Nous prendrons des mesures raisonnables pour circonscrire l'Incident et vous aider à aviser les personnes concernées et les organismes de réglementation lorsque vous êtes tenu de le faire.
• Nous n'aviserons pas vos clients ni les organismes de réglementation d'un Incident touchant vos Renseignements personnels du Client sans vous avoir d'abord consulté, sauf si la loi nous y oblige.
• Nous tenons un registre de chaque Incident pendant au moins 24 mois.

10. Registres de consentement aux messages

Vous vous engagez à nous indiquer le fondement du consentement pour chaque contact que vous téléversez, comme le prévoit l'article 4 des Conditions. Nous conservons les registres de consentement et de désabonnement de la manière décrite dans notre Politique de confidentialité, bloquons les messages de marketing qui, selon nos registres, ne sont pas permis et appliquons les désabonnements à tous les canaux. Vous demeurez responsable de l'exactitude des renseignements sur le consentement que vous fournissez.

11. Évaluations et audits

Nous vous fournirons les renseignements raisonnablement nécessaires pour réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou une évaluation relative aux transferts concernant le Service. Une fois par année, sur demande, nous remplirons un questionnaire de sécurité raisonnable et fournirons des résumés des rapports de sécurité de nos principaux sous-traitants lorsque ceux-ci les rendent disponibles. Tout audit supplémentaire est à vos frais, moyennant un préavis de 30 jours, pendant les heures d'ouverture et sous réserve de la confidentialité.

12. Restitution et suppression

Tant que vous êtes un Client, nous conservons les Renseignements personnels du Client pendant les périodes prévues dans notre Politique de confidentialité. Pendant les 60 jours suivant la fin de votre service, vous pouvez télécharger vos données ou nous demander de les exporter. Nous supprimons ensuite les Renseignements personnels du Client dans les 90 jours suivant la fin de votre service, sauf si la loi nous oblige à les conserver. Les données issues d'une vérification gratuite des appels manqués sont supprimées 30 jours après la fin de la vérification, à moins que vous ne vous inscriviez.

13. Responsabilité et durée

Le présent Addenda est assujetti à la limitation de responsabilité prévue dans les Conditions. Il demeure en vigueur aussi longtemps que nous détenons des Renseignements personnels du Client.

Annexe A — Sous-traitants

Annexe B — Mesures de sécurité

• Chiffrement des données en transit et au repos.
• Séparation entre les Clients appliquée au sein même de la base de données, de sorte que chaque Client ne peut voir que ses propres données.
• Accès fondé sur les rôles pour les propriétaires, le personnel de bureau, les estimateurs et les équipes de chantier, et journal d'audit des modifications apportées aux paramètres et aux dossiers.
• Connexion en deux étapes pour tous nos comptes administratifs, et accès du personnel limité à ce dont chaque rôle a besoin. Notre personnel n'ouvre les dossiers d'un Client qu'avec l'autorisation d'accès du soutien de celui-ci ou, en cas d'urgence de sécurité, si le motif est consigné et que le Client en est informé; chaque accès est consigné et présenté au Client.
• Nous ne conservons jamais les numéros de carte; ceux-ci sont saisis auprès de Stripe, qui les conserve.
• Périodes de conservation appliquées automatiquement, avec suppression à leur expiration.
• Examen de la sécurité et de la protection des renseignements personnels avant l'ajout d'un nouveau sous-traitant ou d'un nouveau système qui traite des renseignements personnels.
• Plan écrit d'intervention en cas d'incident et registre des incidents.