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1001801092 ONTARIO INC., faisant affaire sous le nom de Call Me Booked (« Call Me Booked », « nous »), fournit un service de réponse téléphonique, de prise de rendez-vous, d'estimation et de messagerie avec la clientèle fondé sur l'IA aux entreprises de rénovation résidentielle, comme les entreprises de toiture, de revêtement extérieur, de fenêtres, de clôtures et de rénovation (nos « Clients »). La présente politique explique quels renseignements personnels nous traitons, pourquoi nous les traitons et quels choix s'offrent à vous. Elle est conçue pour respecter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada, les lois de l'Alberta, de la Colombie-Britannique et du Québec sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, lorsqu'elles s'appliquent, ainsi que les lois des États américains applicables en matière de protection des renseignements personnels.

1. Deux catégories de personnes, deux rôles

Nos Clients et leur personnel. Lorsqu'une entreprise s'inscrit, nous recueillons des renseignements relatifs au compte et à la facturation. Pour ces renseignements, c'est nous qui décidons de leur utilisation et nous en sommes responsables.

Les clients et les appelants de nos Clients. Lorsque vous appelez une entreprise qui utilise Call Me Booked, lui envoyez un texto ou lui écrivez par courriel, nous traitons vos renseignements pour le compte de cette entreprise, conformément à ses instructions et à notre Addenda sur le traitement des données conclu avec elle. L'entreprise demeure responsable de vos renseignements; nous agissons à titre de prestataire de services pour elle. Toute question sur la façon dont une entreprise donnée utilise vos renseignements doit être adressée à cette entreprise, et nous l'aiderons à y répondre. Nous n'utilisons pas vos renseignements pour vous faire la promotion de Call Me Booked. Lorsque nous utilisons des renseignements à nos propres fins, comme il est décrit aux sections 3 et 6, nous sommes responsables de cette utilisation.

2. Renseignements que nous recueillons

Auprès des Clients et de leur personnel

• Nom, nom de l'entreprise, adresse courriel, numéro de téléphone, poste occupé et identifiants de connexion.
• Paramètres de l'entreprise: heures, territoire desservi, services, liste de prix, estimateurs et équipes de chantier, contacts d'urgence, frais de visite d'estimation.
• Renseignements de facturation. Les cartes sont saisies auprès de notre processeur de paiement (Stripe), qui les conserve; nous ne voyons ni ne conservons jamais les numéros de carte complets, seulement la marque de la carte, les 4 derniers chiffres et la date d'expiration, ainsi que vos factures et l'état de vos paiements. Si vous payez par débit préautorisé, les renseignements de votre compte bancaire sont aussi saisis auprès de Stripe, qui les conserve; nous ne conservons que le nom de la banque, les 4 derniers chiffres du compte et l'état du paiement.
• Registres des modifications apportées aux paramètres et aux dossiers (qui a modifié quoi, et quand), conservés dans un journal d'audit à des fins de sécurité.
• Si une entreprise s'inscrit au moyen du lien de recommandation d'une autre entreprise, l'entreprise qui l'a recommandée, afin que nous puissions accorder les récompenses de recommandation et vérifier qu'elles respectent nos conditions.
• Position des estimateurs et des équipes de chantier, uniquement s'ils la partagent. Lorsqu'un estimateur ou un membre d'équipe de chantier qui a choisi de la partager est en route vers une visite, la position de son téléphone est enregistrée afin que le client puisse voir à quelle distance il se trouve; l'entreprise elle-même ne la voit pas. Le partage s'arrête à son arrivée ou lorsqu'il le désactive. Une entreprise dont le forfait comprend cette fonction peut aussi choisir de voir où se trouve son équipe de chantier pendant les heures de travail: cette fonction est désactivée à moins que l'entreprise ne l'active, et chaque membre d'équipe de chantier doit donner son accord, dans l'application de chantier ou sur notre site Web, avant que quoi que ce soit ne soit recueilli à son sujet. Sa position n'est alors recueillie qu'après qu'il a touché “Commencer ma journée”, seulement pendant ses propres heures de travail prévues, les jours où il a des visites ou des chantiers, et le partage s'arrête lorsqu'il touche “Terminer ma journée”, lorsque sa dernière visite ou son dernier chantier de la journée est marqué comme terminé, ou à la fin de ses heures. Dans l'application de chantier, elle est partagée en arrière-plan, avec un avis affiché sur son téléphone, lorsque le téléphone et la boutique d'applications le permettent, et sinon seulement pendant que l'application est ouverte; sur le site Web, seulement pendant que la page est ouverte. Seuls les propriétaires et le personnel de bureau de l'entreprise la voient. Selon nos Conditions, une entreprise ne doit pas utiliser les données de localisation de l'équipe de chantier, y compris l'historique des positions et les heures des visites, à des fins de mesures disciplinaires ou de classement du rendement. Si l'entreprise conserve un historique des positions, chaque position est conservée pendant 7 jours afin qu'elle puisse vérifier à quelle heure les visites ont commencé et se sont terminées; sinon, seule la plus récente position est conservée. Voir l'article 10.
• Application de chantier. Si des membres du personnel utilisent notre application de chantier Android, nous conservons l'adresse de notification de leur téléphone (un jeton), la version de l'application et le moment de sa dernière utilisation. Les notifications sont transmises par Firebase Cloud Messaging de Google et ne contiennent jamais le nom, l'adresse ou le numéro de téléphone d'un client; l'application charge ces renseignements au moyen d'une connexion chiffrée. Pour que ces personnes puissent travailler sans réseau, l'application conserve sur leur téléphone, sous forme chiffrée, les détails de leurs visites du jour et du lendemain, et les supprime après le jour de la visite ou lorsqu'elles se déconnectent.

Auprès des appelants et des clients de nos Clients

• Numéro de téléphone, nom, adresse des travaux, adresse courriel et détails du problème que vous décrivez. Nous recevons du réseau téléphonique le numéro de téléphone de l'appelant et, lorsqu'il est disponible, le nom transmis par l'afficheur.
• Enregistrements et transcriptions des appels. Les appels auxquels répond l'assistant IA sont enregistrés et transcrits. Chaque appel auquel notre système répond, y compris en messagerie vocale, commence par un avis indiquant que vous parlez à l'assistant IA de l'entreprise et que l'appel est enregistré et transcrit par son service d'appels, Call Me Booked; l'enregistrement commence avec cet avis, et la transcription ne commence qu'après celui-ci. Si l'assistant transfère votre appel à une personne de l'entreprise, cette personne entend d'abord que l'appel est enregistré, et l'enregistrement s'arrête lorsque vous êtes mis en communication, à moins que l'entreprise ne choisisse de continuer à enregistrer les appels transférés. Si vous préférez ne pas être enregistré, dites-le: l'assistant prendra uniquement votre nom, votre numéro et un court message pour qu'on vous rappelle, et l'enregistrement de cet appel est supprimé dans les 24 heures.
• Renseignements sensibles que vous choisissez de communiquer. Il arrive que des appelants communiquent des renseignements sensibles, comme un besoin lié à la santé ou à l'accessibilité qui a une incidence sur la façon dont des travaux doivent être réalisés. Nous les utilisons uniquement pour traiter cette demande, ne les communiquons qu'à l'entreprise et ne les utilisons jamais à des fins de marketing ni pour personnaliser des offres. Nous n'utilisons pas les enregistrements vocaux pour identifier les personnes par leur voix.
• Textos et courriels échangés avec l'entreprise, et photos que vous choisissez de téléverser.
• Avis affichés sur le site Web d'une entreprise. Si une entreprise reproduit sur son site Web Call Me Booked un avis que vous avez laissé sur un site d'avis, nous conservons et affichons le texte de l'avis, le nom qui figure sur l'avis et sa date, tels que l'entreprise nous les fournit. Pour le faire retirer, adressez-vous à l'entreprise ou écrivez à hello@callmebooked.com.
• Demandes provenant de sites de référencement et de formulaires Web. Si l'entreprise transfère à son adresse privée Call Me Booked les demandes reçues de sites de référencement ou du formulaire de son propre site Web, nous recevons les renseignements de chaque demande (comme votre nom, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, l'adresse des travaux et ce dont vous avez besoin) et nous les utilisons pour communiquer avec vous au sujet de cette demande au nom de l'entreprise. Si vous répondez pour demander un appel, nous conservons votre demande (le numéro, l'heure et votre réponse) comme preuve de votre consentement pendant 3 ans, et l'appel est enregistré et transcrit comme les autres appels.
• Historique de service que l'entreprise nous fournit, comme les travaux antérieurs, les soumissions et les détails sur les équipements.
• Soumissions que vous signez. Lorsque vous acceptez une soumission au moyen de son lien privé, nous conservons l'option que vous avez choisie, le nom que vous avez tapé, l'heure ainsi que votre adresse IP et votre type de navigateur, afin que l'entreprise et vous disposiez d'une trace de ce qui a été convenu.
• Factures et paiements. Les factures et les demandes de paiement que l'entreprise vous envoie, le moment où vous les avez ouvertes, et si elles ont été payées et de quelle façon. Si vous payez par carte, vous saisissez votre carte sur la page sécurisée de Stripe, et le paiement est versé dans le propre compte Stripe de l'entreprise. Ni nous ni l'entreprise ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte complet; nous conservons le montant, la date et l'état du paiement.
• L'état de votre consentement au marketing, la date et le fondement de ce consentement (y compris, si vous avez donné votre consentement lors d'un appel, le court extrait de l'appel dans lequel vous l'avez donné) et toute demande de désabonnement.

De façon automatique

• Renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service, comme l'adresse IP, le type de navigateur et les journaux d'erreurs. Nous n'utilisons que des témoins (cookies) essentiels (par exemple, pour que vous restiez connecté). Nous n'utilisons pas de témoins publicitaires.

3. Comment nous utilisons les renseignements

• Pour répondre aux appels, comprendre les besoins de l'appelant, signaler les messages urgents à l'entreprise, fixer des visites d'estimation et envoyer des confirmations et, si vous nous le demandez, vous aviser lorsqu'une plage horaire plus rapprochée se libère.
• Pour reconnaître les appelants qui rappellent, à moins que l'entreprise ne désactive cette fonction: lorsque vous appelez à partir du numéro qui figure à votre dossier auprès de cette entreprise, l'assistant vous demande votre prénom et un détail comme votre numéro civique ou votre code postal, et vérifie ces renseignements par rapport au dossier avant d'utiliser quoi que ce soit qui y figure, afin qu'on ne vous redemande pas des renseignements que l'entreprise possède déjà. Un numéro de téléphone à lui seul n'est jamais considéré comme une preuve de votre identité, et rien de ce qui figure au dossier n'est lu à voix haute avant la vérification. Seuls les dossiers qui se trouvent dans la période de conservation de l'entreprise sont utilisés.
• Pour rédiger des soumissions et vérifier des factures, toujours aux fins d'examen et d'approbation par l'entreprise avant tout envoi.
• Pour envoyer des factures et des liens de paiement pour le compte de l'entreprise, et pour consigner les paiements que vous effectuez.
• Pour envoyer des messages de service et, lorsque le consentement le permet, des messages de marketing pour le compte de l'entreprise, y compris des demandes d'avis après un travail terminé et, après un avertissement de temps violent, un message offrant une vérification de toiture aux clients récents de l'entreprise dans le secteur.
• Pour produire des rapports destinés à l'entreprise, comme les appels ayant reçu une réponse et les revenus obtenus.
• Pour montrer à chaque entreprise comment elle se compare à des entreprises semblables de sa région, au moyen uniquement de données combinées d'au moins 5 entreprises (par exemple, la proportion typique d'appels ayant reçu une réponse). Aucune entreprise ne voit les données d'une autre, et aucun renseignement sur les appelants n'est utilisé.
• Pour sécuriser le service, prévenir la fraude et le pourriel, et respecter nos obligations légales.
• Pour maintenir et améliorer le service, au moyen de renseignements sur la façon dont le service est utilisé (par exemple, la durée des appels et les fonctionnalités utilisées), jamais du contenu des appels, des messages ou des enregistrements. Avant que des renseignements soient utilisés pour des statistiques présentées à l'extérieur du compte d'un Client, ils sont anonymisés de façon à ce qu'il ne soit plus possible, par quelque moyen raisonnablement prévisible, de les relier à une personne, et nous ne tentons jamais de réidentifier qui que ce soit.

Données de conversation. Les enregistrements, transcriptions, résumés et messages des appels et des textos d'une entreprise constituent ses données de conversation. Nous les traitons uniquement pour le compte de cette entreprise et uniquement pour lui fournir le service. Nous n'utilisons pas les données de conversation pour entraîner, affiner ou améliorer quelque modèle d'IA que ce soit, nous ne les vendons pas et nous ne les combinons pas d'une entreprise à l'autre, sauf pour produire des décomptes qui ne contiennent aucun contenu de message et ne permettent d'identifier personne. Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous exigeons de nos prestataires de services qu'ils n'utilisent pas les données des Clients ou des appelants pour entraîner des modèles d'IA et qu'ils ne les utilisent que pour nous fournir leurs services, sauf que Twilio peut utiliser certains renseignements à ses propres fins, comme il est décrit à la section 9.

4. Intelligence artificielle et vos choix

Notre assistant IA se présente comme une IA au début de chaque appel. Pour les entreprises situées aux États-Unis, l'avis d'ouverture indique également que l'appel est enregistré et transcrit pour l'entreprise par son service d'appels, Call Me Booked. Vous pouvez demander à parler à une personne en tout temps: pendant les heures d'ouverture de l'entreprise, votre appel est transféré à son bureau et, en dehors des heures d'ouverture, l'assistant prend un message pour qu'on vous rappelle (et signale les messages urgents à l'entreprise). Si vous mentionnez un danger possible, comme une odeur de gaz ou une personne blessée, l'assistant vous dit de raccrocher et de composer le 911, et transmet votre message à l'entreprise comme urgent; lors de ces appels, il n'évalue pas la sécurité, ne donne pas de conseils, ne fixe pas de rendez-vous et n'envoie personne. L'assistant ne donne pas de prix et ne discute pas de la couverture d'assurance; l'entreprise aborde ces questions lors de votre visite d'estimation. Les soumissions préparées avec l'aide de l'IA sont examinées et approuvées par l'entreprise avant que vous les receviez.

Offres personnalisées. Les offres qu'une entreprise vous envoie peuvent être personnalisées en fonction de votre historique de service et de vos équipements — par exemple, un rappel indiquant qu'il est temps de faire le nettoyage d'automne de vos gouttières. L'entreprise approuve chaque campagne, et les mêmes règles de consentement et de désabonnement s'appliquent. Si vous habitez au Québec, les offres ne sont personnalisées de cette façon que si vous y avez consenti; sinon, vous ne recevez que des offres générales. Toute personne peut désactiver la personnalisation en avisant l'entreprise ou en écrivant à hello@callmebooked.com.

Décisions prises automatiquement. Certains résultats sont déterminés par l'assistant IA sans qu'une personne les examine au moment où ils se produisent — par exemple, si un message est signalé comme urgent, si un rendez-vous peut être fixé et à quel moment, si une adresse se trouve dans le territoire desservi par l'entreprise, à quel client en attente est offert un rendez-vous qui se libère, et si un appel est bloqué comme pourriel. Lorsqu'une décision vous concernant est fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous en êtes informé au plus tard au moment où la décision vous est communiquée. Sur demande, vous pouvez connaître les renseignements personnels utilisés, les raisons et les principaux facteurs ayant mené à la décision ainsi que la façon de faire rectifier ces renseignements, et vous pouvez demander à un membre du personnel de l'entreprise en mesure de réviser la décision de la réexaminer et de tenir compte de vos observations. Répondez REVIEW au texto que vous avez reçu, demandez à l'assistant de parler à une personne ou écrivez à hello@callmebooked.com.

5. Messages, consentement et désabonnement

Chaque message envoyé par l'intermédiaire de Call Me Booked indique l'entreprise pour le compte de laquelle il est envoyé. Les messages de marketing, ainsi que les messages de service comme les rappels et les mises à jour, comprennent un moyen de se désabonner. Répondez STOP à n'importe quel texto, ou utilisez le lien de désabonnement de n'importe quel courriel, et vous cesserez de recevoir des messages de marketing de cette entreprise sur tous les canaux. Vous pouvez aussi demander à ne plus recevoir aucun message non essentiel de sa part, y compris les rappels; vous recevrez tout de même les réponses aux demandes que vous faites.

Si une entreprise vous demande votre consentement au marketing lors d'un appel, l'assistant vous indique ce que vous recevriez et que vous pouvez vous désabonner en tout temps, et nous vous envoyons un texto confirmant votre choix. Nous consignons les consentements et les désabonnements comme l'exigent la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la Telephone Consumer Protection Act des États-Unis (TCPA, loi sur la protection des consommateurs en matière de téléphonie), et nous n'envoyons des messages qu'à des heures raisonnables selon votre fuseau horaire.

Aux États-Unis. Les textos de marketing, comme les suivis de soumission et les offres saisonnières, ne sont envoyés qu'avec votre propre consentement écrit: une case que vous cochez sur une page de soumission, ou une réponse YES à une question d'adhésion dans une conversation par texto que vous avez amorcée. Une note inscrite par le personnel de l'entreprise ne tient jamais lieu de ce consentement. Nous n'envoyons des textos planifiés et de marketing qu'entre 8 h et 21 h, selon votre heure locale (marketing: de 9 h à 20 h, du lundi au samedi, et au plus un texto de marketing par jour). Les réponses à un appel que vous venez de faire ou à un message que vous venez d'envoyer peuvent être envoyées à toute heure.

Les propriétaires des Clients reçoivent un courriel hebdomadaire sur les résultats de leur compte et des courriels concernant leur facturation. Le courriel hebdomadaire contient un lien de désabonnement et peut être désactivé dans les Paramètres; les courriels de facturation font partie du service. Les propriétaires qui l'activent dans les Paramètres reçoivent aussi un texto hebdomadaire présentant les chiffres de la semaine précédente; il suffit de répondre STOP ou ARRÊT pour le désactiver.

6. Entreprises que nous joignons au sujet de notre propre service

Nous faisons connaître Call Me Booked aux entreprises de métiers par courriel. Pour ce faire, nous recueillons les coordonnées d'affaires qu'une entreprise a publiées à des fins d'affaires: son nom, son corps de métier, sa ville, son numéro de téléphone, son site Web, les évaluations affichées dans des répertoires publics comme Google Maps, et une adresse courriel d'affaires que l'entreprise a elle-même publiée, par exemple sur son propre site Web ou dans une fiche d'entreprise qu'elle gère. Nous consignons l'endroit où nous avons trouvé l'adresse courriel. Nous recueillons uniquement les adresses courriel qu'une entreprise a publiées pour les demandes d'affaires, et nous n'utilisons pas d'outils qui génèrent ou devinent des adresses courriel. Nous pouvons utiliser l'IA pour lire le site Web public de l'entreprise afin de comprendre ses activités et de personnaliser notre courriel.

• Nous n'envoyons que quelques courts courriels d'affaires. Chacun d'eux identifie Call Me Booked, comprend notre adresse postale et contient un lien de désabonnement.
• Si vous demandez une démonstration sur notre site Web, nous utilisons les renseignements que vous nous fournissez (nom, entreprise, adresse courriel, téléphone, corps de métier et ville) uniquement pour organiser la démonstration et faire le suivi de votre demande.
• Nous ne communiquons pas avec une entreprise dont le site Web, ou la page où nous avons trouvé son adresse, indique qu'elle ne souhaite pas recevoir de messages non sollicités.
• Si un courriel renvoie à notre vidéo de démonstration au moyen d'un lien personnalisé, nous consignons s'il a été ouvert et quelle proportion de la vidéo a été visionnée.
• Si vous commencez une vérification gratuite des appels manqués, vous acceptez les conditions de la vérification avant qu'elle ne commence. Nous répondons aux appels que vous renvoyez vers la ligne de vérification et les enregistrons uniquement pour y répondre à votre place et préparer votre rapport, et nous vous les présentons sur une page privée; notre personnel ne voit que le nombre d'appels, jamais les enregistrements, les transcriptions ni les numéros des appelants. Les appelants entendent qu'ils ont joint un assistant IA et que l'appel est enregistré. À la fin de la vérification, nous vous envoyons un seul courriel présentant vos résultats. À moins que vous ne vous inscriviez, les enregistrements, transcriptions, messages et coordonnées des appelants issus de la vérification sont supprimés 30 jours après la fin de celle-ci, et les résumés des appels (l'objet de chaque appel, sans l'identité de l'appelant), 90 jours après sa fin.
• Si vous vous inscrivez pour recevoir des nouvelles du lancement sur callmebooked.com, nous conservons votre adresse courriel et le moment où vous avez donné votre accord, et nous vous envoyons un seul courriel de lancement. Vous pouvez vous en désabonner en tout temps.
• Si vous appelez notre ligne téléphonique de démonstration, l'IA répond à votre appel, qui est enregistré et affiché dans les dossiers de notre entreprise de démonstration.
• Si vous vous désabonnez ou nous demandez de cesser, nous cessons en quelques minutes et conservons votre adresse dans une liste permanente de personnes à ne pas joindre, afin de ne plus jamais vous écrire par courriel.
• Nous supprimons les dossiers des entreprises avec lesquelles nous ne sommes plus en contact, y compris les données de visionnement des vidéos, après deux ans d'inactivité. Nous conservons un bref registre de chaque courriel envoyé (l'adresse, le fondement qui nous permettait de l'envoyer, l'endroit où nous avons trouvé l'adresse, ainsi que les dates et les versions des messages) pendant trois ans après le dernier envoi, uniquement pour démontrer que nous avons respecté la loi antipourriel, puis nous le supprimons. La liste de personnes à ne pas joindre est conservée en permanence afin que nous puissions respecter les désabonnements.

7. Avec qui nous communiquons des renseignements

Nous ne communiquons des renseignements personnels que dans la mesure nécessaire à la fourniture du service:

• À l'entreprise avec laquelle vous avez communiqué, qui les utilise pour vous servir.
• Aux prestataires de services qui nous aident à exploiter le service: Supabase (base de données et stockage de fichiers), Vercel (hébergement), Twilio ou Telnyx (appels et textos, y compris la reconnaissance vocale et les voix), Anthropic (IA), Stripe (paiements), Resend (courriel), Google (calendriers et courriel qu'une entreprise choisit de connecter, notre propre courriel de vente, Firebase Cloud Messaging pour les notifications de l'application de chantier, et Google Maps pour les suggestions d'adresses, la recherche de codes postaux et la localisation des adresses sur une carte, à partir de l'adresse municipale seulement) et Cloudflare (noms de domaine et réacheminement des courriels). Leurs conditions les obligent à protéger les renseignements et à ne les utiliser que pour fournir leurs services, sauf dans le cas de Twilio, comme il est décrit à la section 9, et nous exigeons qu'ils ne les utilisent pas pour entraîner des modèles d'IA. Notre liste des sous-traitants, tenue à jour, indique ce que fait chacun d'eux, à quel endroit, et à quel moment chacun l'a confirmé par écrit.
• Avec d'autres logiciels qu'une entreprise choisit de connecter à son propre compte, comme Jobber, CompanyCam ou QuickBooks Online : nous ne transmettons à ce logiciel que ce dont la connexion a besoin (pour CompanyCam, le nom du client, l'adresse des travaux et les photos qu'il a envoyées; pour QuickBooks Online, les factures et les paiements avec le nom et les coordonnées du client), et nous en recevons ce que l'entreprise nous demande d'importer (pour Jobber, ses clients, ses demandes et ses visites à venir), en vertu de l'entente de l'entreprise avec ce fournisseur.
• À Google Maps, pour situer les adresses des travaux sur une carte : pour estimer les distances entre elles (par exemple, pour offrir un rendez-vous qui se libère à un client à proximité qui a demandé à en être avisé), et une fois pour chacun des anciens clients d'une entreprise, afin qu'après un avertissement de temps violent l'entreprise puisse voir lesquels se trouvent dans la zone visée (avec les forfaits qui comprennent la liste de la zone d'avertissement du mode tempête; la position est conservée jusqu'à ce que l'adresse change ou que la fiche du client soit supprimée). Nous ne transmettons à Google qu'une adresse municipale, jamais un nom ni un numéro de téléphone.
• Liens de financement. Si une entreprise affiche sur votre soumission le lien d'un partenaire de financement, ce lien vous mène au site de ce partenaire. Nous ne transmettons au partenaire aucun de vos renseignements, et c'est la politique de confidentialité du partenaire qui s'applique à ce que vous lui fournissez.
• Si la loi l'exige, ou pour protéger la sécurité d'une personne.
• Avec une société affiliée ou une nouvelle société qui reprend les activités de Call Me Booked, ou dans le cadre d'une fusion, d'une vente ou d'un financement de notre entreprise (y compris lorsqu'une telle opération est envisagée), uniquement dans la mesure nécessaire à cette opération et sous réserve de la présente politique. La société qui reprend les activités n'utilisera les renseignements qu'aux fins décrites dans la présente politique.

Nous ne vendons jamais de renseignements personnels.

8. Données des utilisateurs de Google

L'utilisation par Call Me Booked des renseignements reçus des API de Google, et leur transfert à toute autre application, respecteront les Règles relatives aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

Lorsqu'une entreprise connecte son Google Calendar, nous accédons aux événements de son calendrier uniquement pour trouver les moments où le propriétaire est occupé, et pour créer, mettre à jour ou annuler les événements de visite d'estimation fixés par Call Me Booked (ainsi qu'un événement test lorsque le propriétaire en demande un). Nous ne lisons pas les titres, les descriptions, les lieux ni les invités des événements: seulement les heures de début et de fin de chaque événement et s'il est marqué comme occupé. Nous recevons également l'adresse courriel du compte Google qui a été connecté, afin d'indiquer quel calendrier est utilisé.

Nous ne vendons pas ces renseignements et ne les communiquons à personne d'autre, sauf aux fournisseurs d'hébergement qui les stockent pour nous afin que nous puissions exploiter le service. Nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires, et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA.

Le propriétaire peut déconnecter Google Calendar en tout temps dans Paramètres → Calendrier, ou en retirant l'accès de Call Me Booked à myaccount.google.com/permissions. Dans un cas comme dans l'autre, nous supprimons les jetons d'accès stockés dans les 24 heures.

9. Lieu de stockage des renseignements

Nous faisons appel à des prestataires de services pour exploiter le Service, et ceux-ci stockent et traitent des renseignements personnels au Canada, aux États-Unis et, pour certains services, dans d'autres pays. Notre base de données principale et notre stockage de fichiers, y compris les dossiers d'appels, les dossiers clients et les enregistrements, sont hébergés par Supabase au Canada (région de Montréal), bien que Supabase puisse accéder à certaines de ces données ou en traiter à partir d'autres pays pour assurer le soutien et la sécurité de son service. Twilio ou Telnyx, ou les deux, traitent les appels téléphoniques, les textos, les enregistrements d'appels et la reconnaissance vocale aux États-Unis. Anthropic assure le traitement par IA du contenu des appels (pour répondre aux appels, les résumer et les acheminer) aux États-Unis; elle n'utilise pas ce contenu pour entraîner ses modèles. Vercel héberge notre application Web au Canada et aux États-Unis, avec un réseau mondial de diffusion de contenu. Resend (courriel), Stripe (paiements), Google (calendriers et courriel connectés, notifications de l'application de chantier, et recherches d'adresses) et Cloudflare (routage des domaines et des courriels) traitent des renseignements aux États-Unis. Nous le faisons pour répondre aux appels, faire fonctionner l'assistant IA, acheminer les messages et recevoir les paiements.

Les renseignements stockés ou traités à l'extérieur du Canada, y compris à l'extérieur du Québec, sont assujettis aux lois de ces pays et peuvent être accessibles aux tribunaux, aux autorités chargées de l'application de la loi et aux autorités responsables de la sécurité nationale de ces pays. Nos contrats avec ces prestataires comprennent des clauses de protection des données qui les obligent à protéger vos renseignements et à ne les utiliser que pour nous fournir leurs services. Twilio peut aussi utiliser certains renseignements à ses propres fins, comme la prévention de la fraude et des pourriels et l'amélioration de ses services, comme le décrit son avis de confidentialité. Avant que des renseignements ne quittent le Québec, nous évaluons les risques pour la vie privée et les protégeons au moyen d'une entente écrite. Pour obtenir de l'information écrite sur nos politiques et pratiques relatives aux prestataires de services à l'extérieur du Canada, y compris les pays concernés et les fins visées, ou si vous avez des questions sur la façon dont ces prestataires recueillent, utilisent, communiquent ou stockent des renseignements personnels, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à hello@callmebooked.com.

10. Durée de conservation des renseignements

• Enregistrements d'appels: 12 mois par défaut. Une entreprise peut choisir une période plus courte, ou jusqu'à 36 mois si elle a besoin des enregistrements pour des raisons de qualité, de garantie ou des raisons juridiques. Pour les entreprises situées aux États-Unis: 90 jours par défaut, et jusqu'à 2 ans.
• Transcriptions: jusqu'à 36 mois, à moins que l'entreprise ne les supprime plus tôt ou qu'une transcription précise ne soit nécessaire dans le cadre d'une réclamation juridique. Pour les entreprises situées aux États-Unis, les transcriptions et les résumés d'appels sont conservés 3 ans par défaut, et une entreprise peut choisir une période allant jusqu'à 10 ans pour correspondre à sa garantie de main-d'œuvre.
• Dossiers de travaux, de clients et de factures: aussi longtemps que l'entreprise est notre Client, puisqu'il s'agit de ses dossiers d'affaires.
• Registres des décisions automatisées: au moins 1 an, puis supprimés avec la transcription correspondante.
• Registres de consentement, y compris le court extrait de l'appel dans lequel vous avez donné votre consentement: aussi longtemps que le consentement est invoqué, et pendant 3 ans par la suite.
• Registres de désabonnement: conservés aussi longtemps que nécessaire pour respecter votre demande.
• Position de l'estimateur ou du membre d'équipe de chantier en route vers une visite: supprimée à son arrivée, lorsqu'il a terminé ou lorsqu'il cesse le partage, et dans tous les cas dans un délai de 2 heures. Position pendant les heures de travail: si l'entreprise conserve un historique des positions, chaque position est conservée pendant 7 jours, puis supprimée automatiquement; sinon, seule la plus récente position est conservée, et elle est supprimée à la fin de la journée de travail et dans tous les cas dans un délai de 12 heures. Toutes les positions d'un membre d'équipe de chantier sont supprimées immédiatement s'il retire son accord ou quitte l'entreprise, si l'entreprise désactive la localisation pendant les heures de travail, et lorsque le compte de l'entreprise est supprimé.
• Détails des visites conservés sur le téléphone d'un membre d'équipe de chantier: supprimés après le jour de la visite ou lorsque celui-ci se déconnecte. Historique des notifications de l'application de chantier: 30 jours.
• Conversations du clavardage d'aide: 90 jours.
• Vérification gratuite des appels manqués: enregistrements, transcriptions, messages et coordonnées des appelants, 30 jours après la fin de la vérification, et résumés des appels, 90 jours après sa fin, à moins que l'entreprise ne s'inscrive.
• Inscriptions à l'accès anticipé: jusqu'à votre désabonnement.
• Registres de ce qu'une entreprise a accepté (les documents et les cases, la version, qui a accepté, quand et d'où): conservés pendant 3 ans après la fin de son entente avec nous, puis supprimés, sauf s'ils sont nécessaires dans le cadre d'une réclamation.
• Registres des courriels que nous avons envoyés à des entreprises au sujet de notre propre service: voir la section 6.

Lorsqu'un Client nous quitte, nous lui restituons ses données ou les supprimons dans un délai de 90 jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver plus longtemps.

11. Comment nous protégeons les renseignements

• Chiffrement en transit et au repos.
• Séparation stricte entre les entreprises: chaque Client ne peut voir que ses propres données, ce qui est appliqué au sein même de la base de données.
• Accès fondé sur les rôles pour les propriétaires, le personnel de bureau, les estimateurs et les équipes de chantier, et journal d'audit indiquant qui a fait quoi.
• Connexion en deux étapes pour nos propres comptes administratifs. Notre personnel ne peut voir les appels, les messages et les dossiers clients d'une entreprise que si celle-ci autorise l'accès du soutien (pour une durée maximale de 24 heures, et elle peut y mettre fin en tout temps) ou, en cas d'urgence de sécurité, si le motif est consigné et que l'entreprise en est informée par courriel. Chaque accès est consigné et présenté à l'entreprise.
• Si une atteinte aux mesures de sécurité ou un incident de confidentialité touche des renseignements personnels, nous agissons immédiatement pour limiter le préjudice, avisons l'entreprise concernée sans délai indu et, lorsque la loi l'exige, avisons les personnes concernées et les organismes de réglementation compétents, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, le Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta et la Commission d'accès à l'information du Québec. Nous tenons un registre de chaque incident.

12. Vos droits

Vous pouvez demander à accéder à vos renseignements personnels ou à les faire rectifier, ou retirer votre consentement à leur utilisation (ce qui pourrait limiter le service que nous pouvons fournir). Si vous êtes un appelant ou un client de l'un de nos Clients, vous pouvez communiquer directement avec cette entreprise ou nous écrire à hello@callmebooked.com, et nous vous aiderons. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Les résidents du Québec peuvent aussi demander que les renseignements personnels informatisés qu'ils ont fournis leur soient communiqués, ou soient communiqués à la personne de leur choix, dans un format structuré et couramment utilisé. Les résidents d'États américains dotés de lois sur la protection des renseignements personnels peuvent avoir des droits supplémentaires, que nous respecterons.

Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse, selon l'endroit où vous habitez, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, du Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta, du Commissariat à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique ou de la Commission d'accès à l'information du Québec.

13. Enfants

Le service est destiné aux entreprises et aux adultes. Si un appelant semble être un enfant (moins de 14 ans au Québec, moins de 13 ans ailleurs), nous recueillons uniquement ce qui est nécessaire pour que l'entreprise puisse rappeler un parent ou un tuteur, et nous ne l'utilisons jamais à des fins de marketing.

14. Modifications de la présente politique

Nous publierons toute modification sur cette page et mettrons à jour la date indiquée ci-dessus. Si une modification est importante, nous en aviserons les Clients par courriel avant son entrée en vigueur.

15. Notre gouvernance des renseignements personnels

• Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille au respect, par notre entreprise, des lois sur la protection des renseignements personnels, approuve la présente politique et notre calendrier de conservation (section 10), et supervise la façon dont nous traitons les incidents et les demandes.
• Toutes les personnes qui travaillent sur Call Me Booked sont tenues à la confidentialité et ne peuvent accéder aux renseignements personnels que dans la mesure où leurs fonctions l'exigent.
• Avant de mettre en place un nouveau système ou d'ajouter un nouveau prestataire de services qui traite des renseignements personnels, nous en évaluons les risques pour la vie privée.
• Les plaintes et les demandes doivent être adressées à hello@callmebooked.com. Nous en accusons réception dans un délai de 5 jours ouvrables et y répondons dans un délai de 30 jours, et nous vous indiquons comment soumettre la question à un organisme de réglementation si vous n'êtes pas satisfait.

16. Communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels

Notre responsable de la protection des renseignements personnels, le fondateur et chef de la direction, veille au respect, par notre entreprise, des lois sur la protection des renseignements personnels. Vous pouvez le joindre à hello@callmebooked.com.

1001801092 ONTARIO INC., faisant affaire sous le nom de Call Me Booked · À l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels · 6-2160 Highway 7, Suite 746, Vaughan, ON L4K 1W6 · hello@callmebooked.com